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6 mitos sobre IT Staff Augmentation

Laura Villa Méndez
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El aumento de personal o Staff Augmentation se ha convertido en una forma muy popular de subcontratar en los últimos años. Sin embargo, aún existen creencias comunes sobre el aumento del personal que son erróneas y no permiten que las organizaciones puedan ver los beneficios de esta solución inteligente y estratégica que permite que escalen rápidamente en proyectos específicos.

Una solución común en las organizaciones es redistribuir la carga de trabajo para cubrir el área que falta, pero, al hacer esto, solo están eliminando tareas regulares que tienen, sin obtener los resultados finales que esperan. Aquí es donde el aumento de personal es una solución perfecta para llenar las brechas entre las habilidades que posee la organización y las que le hacen falta, pero antes de explicar por qué el Staff Augmentation es una solución excelente a tener en cuenta, primero hay que desmentir algunos mitos. 

#1 El aumento de personal es muy costoso

Los empleadores creen que, dado que el aumento de personal normalmente se paga por hora en un lugar de un salario, resulta más costoso, pero no es cierto. También existe la creencia que la empresa no ahorra dinero al contratar a un desarrollador o varios desarrolladores para un proyecto, sin embargo, al realizar una comparación del salario por hora que se puede pagar al personal aumentado y el salario de los empleados permanentes, puede resultar siendo engañoso al no tener en cuenta el panorama completo. 

En el caso del aumento de personal, hay costos internos que se pueden evitar y que en un escenario de contratación fija, se necesitan para buscar, contratar y capacitar a un nuevo miembro de la empresa. 

Al subcontratar con una compañía de soluciones de IT Staff Augmentation, la empresa no tiene que pagar beneficios por estos trabajadores adicionales, ya que seguirán siendo empleados de la agencia que presta los servicios. Sus costos están incorporados a las tarifas de servicios, pero siguen siendo menos costosos con el tiempo, que la contratación de un empleado permanente. 

¿Qué gastos se ahorra el empleador al usar Staff Augmentation?

Los gastos que puede ahorrarse el empleador van desde salarios fijos, beneficios legales y laborales, primas, auxilios empresariales y beneficios de seguridad social. Usar IT Staff Augmentation le permite a una organización aumentar su equipo laboral con profesionales específicos para tareas particulares sin la necesidad de incurrir en contrataciones a largo plazo o a términos indefinidos.

Los desarrolladores que se contraten estarán disponibles para la empresa sin costos o permisos adicionales. Las tarifas de estos recursos dedicados no son más que el costo total de un empleado. 

#2 No hay control sobre los proyectos

Otro mito común entre las empresas es que al contratar un equipo de desarrollo dedicado para un proyecto, perderá el control sobre el mismo y el resultado no será el que había pensado. Se cree que la empresa que ofrece los servicios de aumento de personal, se hará cargo de toda la autoridad del proyecto y tomará las decisiones importantes. 

Si existe un director del proyecto de la empresa contratante, este podrá estar en contacto directo con los desarrolladores y a su equipo dedicado, por lo que mantendrá el control completo sobre el curso y el desarrollo de su proyecto.

De hecho, al contar con desarrolladores incorporados, quienes trabajarán exclusivamente para la empresa contratante, el compromiso con el proyecto y la visión de la compañía será impecable. Además, la empresa podrá contar con diversos profesionales, experimentos en programación, desarrollo, diseñadores UX, personal íntegro que aporte de manera positiva con el asesoramiento y modernización digital de un proyecto.

Cuando una empresa quiere aumentar su personal, debe tener en cuenta también los diferentes tipos de servicio que existen y de esta forma, decidir cuál es el que mejor se acopla con su proyecto, a continuación revisaremos algunos de estos.

Staff Augmentation vs Outsourcing

Outsourcing es la forma en que las empresas subcontratan servicios a través de otra empresa, que se encarga de una actividad planificada o existente que se realiza o podría realizarse internamente, lo que a veces implica la transferencia de empleados y activos de una empresa a otra. El Outsourcing es un gran aliado de los gerentes cuando simplifica el rápido crecimiento de los equipos, en muchos casos, es posible expandir un equipo a través de terceros sin involucrar a Recursos Humanos.

Al subcontratar un proyecto, las empresas contratan a un tercero que se hace cargo del proyecto en su totalidad. El tercero es el responsable de la contratación del personal, la gestión y la prestación del servicio contratado. Los ejemplos comunes incluyen la subcontratación del desarrollo o el soporte a un proveedor externo. 

Staff Augmentation es una experiencia dentro del modelo de Outsourcing. Por un lado, el aumento de personal le da a una empresa el mayor control sobre la contratación y la gestión de un proyecto, y por otro, el outsourcing les da el menor control, ya que en este servicio puede contratarse un proyecto en su totalidad a un tercero.

Staff Augmentation vs Dedicated Team

Estos dos servicios son parte del modelo de Outsourcing. Sin embargo, la incorporación de un equipo dedicado a una compañía funciona más como un equipo interno distribuido que como un proveedor temporal, lo que significa que los clientes deben estar preparados para invertir el tiempo y el esfuerzo en fomentar una relación con el proveedor y construir el equipo externo en la estrategia comercial general. La asociación con un equipo de desarrollo dedicado es la más adecuada para alcanzar objetivos estratégicos a largo plazo, mientras que un aumento de personal funciona más para proyectos a corto plazo.

Dado que es un equipo cohesionado que está siendo contratando como parte de una empresa y no un grupo de contratistas independientes, tener líneas claras de comunicación dentro del equipo le ahorra a la empresa dolores de cabeza al equipo por posibles inconvenientes en el contacto durante el curso del proyecto. 

Staff Augmentation vs Managed Services

Un malentendido común tiene que ver con el aumento de personal y otro enfoque relacionado del Outsourcing: los servicios gestionados. Este último se refiere a un entregable definitivo, posiblemente con una calificación de calidad definitiva. Con Managed Services se subcontrata responsabilidades de gestión y un método estratégico destinado a mejorar las operaciones y reducir los gastos. El modelo de servicios gestionados es atractivo para las empresas porque implica un modelo no tradicional basado en los niveles de servicio, los resultados y los entregables. También aumenta la agilidad y permite a una organización aprovechar las habilidades especializadas.

El aumento de personal se refiere a la descripción del puesto y se paga en función del tiempo y los materiales. Un miembro del personal aumentado podría ingresar a una compañía para escribir líneas de código para una aplicación específica y se le pagaría por hora. Mientras que, se contrataría a un contratista de servicios administrados para crear esa aplicación específica y cumplir con un conjunto de KPI; se les pagaría una vez finalizado el proyecto.

#3 Se generan problemas de comunicación y gestión

Como es habitual que estos servicios se ofrezcan con equipos offshore dedicados que se encuentran en una ubicación geográficamente distinta a la empresa que subcontrata, se cree que habrá una restricción de coincidencia de zonas horarias, lo que a su vez, impedirá que la comunicación se lleve a cabo de forma adecuada.

Las herramientas tecnológicas de comunicación y de gestión de proyectos, sin duda, pueden darle una correcta dirección a este mito común. La empresa y los encargados del proyectos siempre podrán encontrarse conectados a los empleados, dejando de un lado que el trabajo remoto pueda ser un impedimento. La comunicación puede ser muy eficaz con las herramientas y aplicaciones que sean implementadas correctamente al proyecto.

¿Qué herramientas permiten tener una adecuada comunicación?
  • Confluence: Es una herramienta que te permite crear una base de conocimiento. Es decir, una única fuente de la verdad. Es un espacio de trabajo en equipo, en donde el conocimiento y la colaboración se alían. A través de páginas dinámicas, esta herramienta ofrece al equipo un lugar para crear, capturar y colaborar en cualquier proyecto o idea. Estas páginas se almacenan en espacios que ayudan a organizar y compartir el trabajo, de esta forma, todos los miembros de un equipo tienen acceso y pueden visualizar el contenido y la información que necesitar para hacer su trabajo. Confluence puede ser utilizado por equipos de cualquier tipo y tamaño. Permite que se puedan tomar decisiones rápidas y coordinar equipos de forma más eficiente. También podemos encontrar otras herramientas como Notion, una aplicación que funciona como un área de trabajo todo en uno, orientada tanto a individuos como a equipos. Permite tomar notas, escribir documentos, organizar tareas, crear una base de datos, gestionar proyectos y hacer hojas de cálculo, sin necesidad de utilizar otro software. Por otro lado, se encuentra Gitbook, una plataforma para la creación, la documentación, escritura digital y publicación de contenidos. Es utilizada principalmente para escribir documentación (biblioteca, API, herramientas, etc.) o bases de conocimiento.

  • Slack: Es una plataforma de mensajería y comunicación instantánea que se basa en canales. A través de Slack, los equipos pueden trabajar juntos de forma más efectiva y centralizar su comunicación. Cuenta con su app móvil, lo que permite ahorrar tiempo en la entrega de mensajes, también permite conectar herramientas y servicios de software para acceder de forma rápida a todo tipo de contenido y archivos (Google Drive, Dropbox, Skype, Jira, etc.). Las conversaciones están organizadas por canales públicos y privados, se pueden crear tantos canales como departamentos, proyectos u oficinas tenga la organización.

  • Jira: Es una herramienta de gestión de trabajo para todo tipo de casos de uso, desde la gestión de requisitos y casos de prueba hasta el desarrollo de software ágil. Jira Software Cloud puede configurarse para adaptarse a cualquier tipo de proyecto y los equipos pueden comenzar con una plantilla o crear su propio flujo de trabajo personalizado para los mismos. También permite realizar un seguimiento a través de las incidencias o tareas, presentadas en los tableros, ya que cada trabajo debe recorrer los pasos del flujo del trabajo hasta su finalización. Los equipos pueden personalizar los permisos a los administradores y determinar quién puede ver y quién puede realizar acciones específicas. Existen también otras herramientas de gestión de proyectos como Asana y Trello. La primera, permite a los equipos compartir, planificar, organizar, y seguir el progreso de las tareas en las que cada miembro está trabajando. En Asana también es posible crear distintos espacios de trabajo de los equipos, en los que a su vez, se pueden añadir nuevos proyectos. Trello, por otro lado, es una herramienta que se basa en tableros que contienen listas dispuestas de manera horizontal de modo que cualquier persona puede apreciar todo lo que hay en un proyecto. Los ítems dentro de las listas, llamados tarjetas, pueden arrastrarse y soltarse en otras listas o reordenarse. Trello es usado como gesto de proyectos y tareas, tanto para el ámbito personal como para la gestión de equipos.

#4 La diferencia de horario y la cultura afectan el proyecto

Otro mito, relacionado con el anterior, hace referencia a la diferencia de horario entre la empresa contratante y los desarrolladores que han sido escogidos para trabajar en un proyecto, ya que, habitualmente, estos se encuentran en diferentes regiones geográficas.

Sin embargo, este mito hay que desmentirlo. Un ejemplo de esto, es cuando una empresa que se encuentra en Estados Unidos aumenta su personal para trabajar con un equipo de desarrollo en Latinoamérica, en realidad, una de las principales ventajas que tiene son las similitudes de la zona horaria. En ocasiones, cuando es necesaria la colaboración en tiempo real con el equipo, las diferencias mínimas hacen que sea más fácil y conveniente el trabajo.

La cultura, por otro lado, aunque pueden existir diferenciadores, no es un motivo de conflicto. Antes de decidir contratar a los desarrolladores, la empresa puede hablar con ellos y explicarles claramente cómo es la cultura interna y de esta forma, determinar cómo los desarrolladores se acoplarán a esta. También se debe determinar el tiempo de trabajo del proyecto, mediante el cual el personal trabajará de acuerdo a la zona horaria conveniente.

#5 No se obtiene la misma calidad

Se cree que por contratar servicios de aumento de personal IT la productividad se verá reducida y la calidad del trabajo remoto ejecutado por los desarrolladores no es igual de eficiente, la comunicación se verá estancada y el proyecto no resultará como se espera.

En casos de éxito se ha podido evidenciar que el aumento de personal apoya la eficiencia operacional al permitir plataformas de trabajo flexibles. Además, los empleados que trabajan de forma remota para su proyecto, se encuentran más dedicados y responsables de su trabajo. Como ya se ha mencionado, las empresas que ofrecen estos servicios offshore trabajan en diferentes turnos, se adaptan a su zona horaria y de trabajo; también ofrecen una visión más fresca y alternativa de los procesos, que permitirá obtener al final, una calidad impecable.

Los procesos de reclutamiento también son indispensables para asegurar y demostrar la calidad de los profesionales o candidatos a aumentar en el equipo de la empresa contratante. Estos procesos se basan en probar las diferentes habilidades de una persona utilizando pruebas para cada una de las dimensiones necesarias para cubrir el puesto. El primer paso es identificar los requisitos del cliente, seguido de una validación del perfil, las habilidades sociales, pruebas de tecnología e idiomas, comúnmente, inglés.

Las empresas que ofrecen servicios de IT Staff Augmentation, entrevistan personalmente a cada recurso (ingeniero, desarrollador, etc.) que sea necesario para aumentar un equipo dedicado. Estos equipos también utilizan metodologías de gestión de proyectos ágiles que permiten la transparencia en el trabajo, dando mejores resultados. Como el personal contratado se encuentra en su entorno cómodo, trabaja mejor y, por lo tanto, obtiene mejores resultados.

#6 Es demasiado riesgoso y no hay beneficios a largo plazo

Una barrera que parece interponerse en la decisión de una empresa para aumentar su personal IT, sea un desarrollador o un equipo dedicado, es creer que al hacerlo, se correrá un gran riesgo y que su proyecto no será tomado en serio o con la responsabilidad que requiere.

Antes de contratar recursos de IT, se realiza el proceso de preselección y selección de candidatos, aquellos que se ajusten correctamente al perfil que se necesita y que están capacitados para llevar a cabo el trabajo. Se realizan todas las evaluaciones necesarias para elegir al desarrollador o los desarrolladores indicados. Este proceso es llevado a cabo por la empresa que ofrece los servicios de Staff Augmentation, la empresa contratante no tendrá que preocuparse por el mismo.

El aumento de personal también ofrece beneficios a largo plazo al contratar personal para cubrir las necesidades comerciales que son inmediatas y específicas. Aunque los proyectos a corto plazo son los más ideales para empleados temporales que solo necesitan trabajar durante una cantidad fija de horas, esto también implica un beneficio a largo plazo, ya que las empresas pueden identificar las habilidades o áreas en las que su fuerza laboral permanente necesita ayudar y puede adaptar el aumento de personal para satisfacer las necesidades, lo que brinda a la empresa mucho más control, tanto de los proyectos, como de los gastos generales.

¿Cómo romper estos mitos?

Una forma de romper estos mitos y que las empresas empiecen a considerar el modelo de IT Staff Augmentation como una solución efectiva para sus proyectos, es que estas realicen el proceso adecuado de revisión y elección del modelo de aumento de personal que necesitan, aclarar los conceptos y los tipos de servicios de aumento de personal que existen, y de esta forma, decidir cuál es el que mejor se acopla a sus requisitos y expectativas.

Luego de realizar esta revisión, también deben saber cómo encontrar al socio ideal para el aumento de personal de IT. Existen algunas acciones que una compañía puede llevar a cabo al buscar un socio de subcontratación. En primer lugar, puede revisar reseñas en línea y comparar diferentes empresas que ofrecen este servicio. A partir de esto, puede verificar si la compañía tiene la experiencia para encontrar los recursos que cumplan con los requisitos.

Después es importante revisar las técnicas de contratación que cada compañía implementa y con cual puede sentirse más cómoda la empresa que busca subcontratar. Finalmente, una compañía podrá romper con los mitos, al encontrarse con un socio de aumento de personal IT que sea fiable y le genere la confianza de implementar este modelo en sus proyectos.

Beneficios del IT Staff Augmentation

  • Ofrece a las compañías una gran flexibilidad cuando se trata de ampliar o reducir sus equipos, sin la molestia de tener que preocuparse por reclutar, contratar y luego hacer frente a los gastos que conllevan los empleados de tiempo completo. Los recursos que son subcontratados son manejados por proveedores de aumento de personal de IT.

  • El personal suplementario trabaja directamente con su equipo interno, lo que brinda a los gerentes o directores una supervisión directa sobre cómo las contrataciones temporales se integran y cooperan con sus empleados. Además, los recursos que subcontrate una empresa solo trabajarán en un proyecto a corto plazo en un tiempo determinado, estarán concentrados en un solo objetivo.

  • Con el aumento de personal, una compañía puede llenar rápidamente las lagunas de habilidades internas con talento externo. Y si se implementa correctamente, el modelo de Staff Augmentation también puede ahorrarle a la empresa, dinero al reducir los costos generales y los gastos asociados que vienen con la contratación y capacitación de nuevos empleados a término fijo.

  • Las empresas pueden escalar su negocio más rápido y de una forma más rentable con el aumento personal, que si contratan nuevos empleados a tiempo completo. En la mayoría de las industrias, la carga de trabajo de una empresa cambia constantemente de tamaño y el personal temporal es la solución adecuada para gestionar las demandas actuales y futuros proyectos, lo que significa emprender en más proyectos sin sacrificar la calidad.

  • Cuando una organización contrata un profesional para que haga parte de su equipo durante semanas o algunos meses, este le permite contar una mirada nueva y objetiva a muchos de los procesos empresariales con los que se involucra directamente. La empresa puede obtener una mirada más fresca e innovadora en sus proyectos.

  • Permite contratar trabajadores que cuentan con la experiencia necesaria y adecuada para realizar una tarea específica, reduciendo tiempos de entrenamiento y asistencia, lo que a su vez permite que se le sean asignados proyectos con confianza y seguridad. Un desarrollador que llegue a un equipo en el modelo de aumento de personal, con habilidades y destrezas para tareas específicas, proporcionará resultados de calidad en tiempos oportunos.

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