Consideraciones Generales
Sundevs, es una compañía colombiana dedicada al desarrollo de actividades informáticas. En desarrollo de su objeto social, Sundevs realiza actividades que pueden llegar a involucrar tratamiento de datos personales, entre ellas, promociones, eventos, concursos, contrataciones, entre otros. En este sentido, Sundevs se compromete a regirse por la siguiente Política de Tratamiento de Información.
El artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona de conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en bancos de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros respetar los derechos y garantías previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.
La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los Datos Personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural. Tanto los literales k) del artículo 17 como f) del artículo 18 de dicha ley obliga a los responsables y encargados del Tratamiento de Datos Personales a “adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos”.
El artículo 25 de la mencionada ley establece que las políticas de tratamiento de datos son de obligatorio cumplimiento y que su desconocimiento acarreará sanciones. De igual forma, se dispone que dichas políticas no pueden garantizar un nivel de tratamiento inferior al establecido en la ley 1581 de 2012.
El capítulo III del Decreto 1377 del 27 de junio de 2013 reglamenta algunos aspectos relacionados con el contenido y requisitos de las Políticas de Tratamiento de Información y los Avisos de Privacidad.
Sundevs está comprometido con el respeto de los derechos de sus clientes, empleados y terceros en general. Por eso, adopta la siguiente Política de Tratamiento de Datos Personales, que será de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre el Tratamiento de Datos Personales.
CAPÍTULO I – GENERALIDADES
1. Obligatoriedad y Ámbito de Aplicación
Esta Política es de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los empleados de Sundevs en Colombia, los contratistas y terceros que obran en nombre de Sundevs.Todos los empleados de Sundevs deben observar y respetar esta Política en el cumplimiento de sus funciones. En los casos en que no exista vínculo laboral se deberá incluir una cláusula contractual para que quienes obren en nombre de Sundevs se obliguen a cumplir esta política. El incumplimiento de las mismas originará sanciones de tipo laboral o responsabilidad contractual según el caso. Lo anterior sin perjuicio del deber de responder patrimonialmente por los daños y perjuicios que cause a los Titulares de los datos o a Sundevs por el incumplimiento de esta Política o el indebido Tratamiento de Datos Personales.
2. Definiciones Autorización
Consentimiento previo, expreso e informado del Titular de los Datos Personales para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales. Base de Datos Conjuntos organizados de Datos Personales que sean Objeto de Tratamiento Consulta Solicitud del Titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para conocer la información que reposa sobre ella en Bases de Datos o archivos.Dato Personal Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Son algunos ejemplos de Datos Personales los siguientes: nombre, cédula de ciudadanía, dirección, correo electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud, huella dactilar, salario, bienes, entre otros. Dato Personal Sensible Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas dactilares, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, entre otros).Dato Personal Público Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son considerados Datos Personales Públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.Dato Personal Privado Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona Titular del dato, como, por ejemplo, los libros de los comerciantes, información extraída a partir de la inspección del domicilio, entre otros.Dato Personal Semiprivado Es Semiprivado el Dato Personal que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.Encargado del Tratamiento Persona natural o jurídica, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del Tratamiento.Reclamo Solicitud del Titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus Datos Personales o para revocar la Autorización en los casos establecidos en la ley.Responsable del TratamientoPersona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre, entre otras, la recolección y fines de la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos. Puede ser, a título de ejemplo, la empresa dueña de las Bases de Datos o sistema de información que contiene Datos Personales.Titular del Dato PersonalEs la persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.Tratamiento Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales como, entre otros, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de esa clase de información.Transferencia La Transferencia de Datos Personales tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.Transmisión Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro (Transmisión nacional) o fuera de Colombia (Transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
3. Principios para el tratamiento de Datos Personales
El tratamiento de Datos Personales debe realizarse respetando las normas generales y especiales sobre la materia y para actividades permitidas por la ley.Principios relacionados con la recolección de Datos Personales.En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente Política, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios:Principio de libertad: Salvo norma legal en contrario, la recolección de los Datos Personales sólo puede ejercerse con la Autorización previa, expresa e informada del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del Titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.En este sentido, se deberá informar al Titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada. Por lo anterior, no podrá recopilarse datos sin la clara especificación acerca de la finalidad de los mismos. No se podrán utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar Tratamiento de Datos Personales.Principio de limitación de la recolección: Sólo deben recolectarse los Datos Personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del Tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del Tratamiento. En consecuencia, debe hacerse todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de Datos Personales al mínimo necesario. Es decir, los datos deberán ser:(i) adecuados(ii) pertinentes(iii) acordes con las finalidades para las cuales fueron previstos.Principios relacionados con el uso de Datos Personales.Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular. Así las cosas, se deberá informar al Titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrán recopilarse datos sin una finalidad específica. Los datos deben ser Tratados de acuerdo a los usos autorizados. Si, con el tiempo, el uso de los Datos Personales cambia a formas que la persona, no espera, es necesario obtener nuevamente el consentimiento previo del Titular.Principio de temporalidad: Los Datos Personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del Tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Para determinar el término del Tratamiento se considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades se procederá a la supresión de los datos.Principio de no discriminación: Queda prohibido realizar cualquier acto de discriminación con/por las informaciones recaudadas en las Bases de datos o archivos.Principio de reparación: Es obligación indemnizar los perjuicios causados por las posibles fallas en el Tratamiento de Datos Personales.Principio de limitación de la recolección: Sólo deben recolectarse los Datos Personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del Tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del Tratamiento. En consecuencia, debe hacerse todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de Datos Personales al mínimo necesario. Es decir, los datos deberán ser:(i) adecuados(ii) pertinentes(iii) acordes con las finalidades para las cuales fueron previstos.Principios relacionados con el uso de Datos Personales.Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular. Así las cosas, se deberá informar al Titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrán recopilarse datos sin una finalidad específica. Los datos deben ser Tratados de acuerdo a los usos autorizados. Si, con el tiempo, el uso de los Datos Personales cambia a formas que la persona, no espera, es necesario obtener nuevamente el consentimiento previo del Titular.Principio de temporalidad: Los Datos Personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del Tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Para determinar el término del Tratamiento se considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades se procederá a la supresión de los datos.Principio de no discriminación: Queda prohibido realizar cualquier acto de discriminación con/por las informaciones recaudadas en las Bases de datos o archivos.Principio de reparación: Es obligación indemnizar los perjuicios causados por las posibles fallas en el Tratamiento de Datos Personales.Principios relacionados con el uso de Datos Personales.Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular. Así las cosas, se deberá informar al Titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrán recopilarse datos sin una finalidad específica. Los datos deben ser Tratados de acuerdo a los usos autorizados. Si, con el tiempo, el uso de los Datos Personales cambia a formas que la persona, no espera, es necesario obtener nuevamente el consentimiento previo del Titular.Principio de temporalidad: Los Datos Personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del Tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Para determinar el término del Tratamiento se considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades se procederá a la supresión de los datos.Principio de no discriminación: Queda prohibido realizar cualquier acto de discriminación con/por las informaciones recaudadas en las Bases de datos o archivos.Principio de reparación: Es obligación indemnizar los perjuicios causados por las posibles fallas en el Tratamiento de Datos Personales.Principios relacionados con la calidad de la información.Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.Por lo anterior, se deberán adoptar medidas razonables para asegurar que los datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando Sundevs lo determine, sean actualizados, rectificados o suprimidos cuando sea procedente.Principios relacionados con la protección, el acceso y circulación de Datos PersonalesPrincipio de seguridad: Cada persona vinculada con Sundevs deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la entidad para otorgar seguridad a los Datos Personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de Datos Personales que le conciernan.Principio de acceso restringido: Sólo se permitirá acceso a los Datos Personales a las siguientes personas: Al Titular del dato; A las personas autorizadas por el Titular del dato; y A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del Titular del dato.Los Datos Personales, salvo por los Datos Personales Públicos, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.Principio de circulación restringida: Sólo se puede enviar o suministrar los Datos Personales a las siguientes personas: Al Titular del dato; A las personas autorizadas por el Titular del dato; y A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.
CAPÍTULO II – FINES DEL TRATAMIENTO
Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales y la Finalidad del mismoSundevs tratará de manera leal y lícita los Datos Personales para cumplir los fines relacionados con su objeto social y en especial, pero sin limitarse a los siguientes:En relación con sus empleados: Sundevs gestiona Bases de Datos mediante las cuales realiza el Tratamiento de Datos Personales, tales como hoja de vida y datos de contacto del empleado y sus familiares o acudientes en caso de emergencia. Estos datos son utilizados para efectos del cumplimiento de obligaciones internas en materia laboral, de seguridad social y riesgos profesionales, y podrán ser utilizados para finalidades relativas a información demográfica y estadística. Sundevs podrá encargar el Tratamiento a terceros autorizados.En relación con sus clientes: Sundevs realizará el Tratamiento autorizado de Datos Personales de sus clientes para efectos de cumplir con sus obligaciones contractuales y/o llevar un control interno de las relaciones comerciales vigentes y podrán ser utilizados para finalidades relativas a información demográfica y estadística y para el desarrollo de actividades promocionales. De igual forma, Sundevs podrá encargar el Tratamiento a terceros autorizados.En relación con sus proveedores: SunDevs podrá tratar Datos Personales de sus proveedores para efectos de cumplir con sus obligaciones contractuales y/o llevar un control interno de las relaciones comerciales vigentes, así como para verificar la existencia de posibles conflictos, asuntos de independencia, así como la viabilidad financiera, jurídica y comercial de una eventual relación comercial. Los Datos Personales podrán ser utilizados para finalidades relativas a información demográfica y estadística y para el desarrollo de actividades promocionales. De igual forma, Sundevs podrá encargar el Tratamiento a terceros autorizados.En relación con otros terceros: SunDevs podrá tratar Datos Personales de otros terceros como resultado de su participación en actividades promocionales o sorteos que la compañía realice directa o indirectamente, en nombre propio o en conjunto con terceros, para efectos de cumplir con las obligaciones y reglas definidas en la normatividad vigente aplicable a estas actividades y/o con los reglamentos de las promociones, así como para verificar la existencia de posibles conflictos, asuntos de independencia. Los Datos Personales podrán ser utilizados para finalidades relativas a información demográfica y estadística y para el desarrollo de actividades promocionales. De igual forma, Sundevs podrá encargar el Tratamiento a terceros autorizados.Sundevs también podrá tratar los Datos Personales que en general obtenga para los siguientes fines:Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y post-contractual con clientes y proveedores, respecto de cualquiera de los productos ofrecidos que haya o no adquirido o respecto de cualquier relación de negocios subyacente que tenga con ella, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas;Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de Sundevs o empresas vinculadas, así como a los aliados comerciales;Suministrar información de contacto y documentos pertinentes a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, y cualquier tercero con el cual Sundevs posea un vínculo contractual de cualquier índole;Dar a conocer, transferir y/o trasmitir Datos Personales dentro y fuera del país a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera o para implementar servicios de computación en la nube; y/o cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (cobros administrativos, creación de clientes, gestiones contables, entre otros);Transferir o transmitir, nacional o internacionalmente, a las compañías afiliadas a Sundevs, en calidad de Encargados o a terceros en virtud de un contrato.Conocer la información del Titular del dato que repose en centrales de información crediticia como, entre otros, CIFIN, Datacrédito o en operadores de bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial y provenientes de terceros países a que se refiere la ley 1266 de 2008 para los fines indicados en dicha ley y sus normas reglamentarias o modificatorias; yAcceder y Consultar la información del Titular del dato que repose o esté contenida en Bases de Datos o archivos de cualquier entidad privada o pública (como entre otros, los Ministerios, los Departamentos Administrativos, la DIAN, la Fiscalía, Registraduría Nacional del Estado Civil, los Juzgados, tribunales y altas Cortes) ya sea nacionales, internacionales o extranjeras.Respecto de los datos (i) recolectados directamente en puntos donde se realicen actividades en (ii) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y (iii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones donde se ejecutan las actividades, éstos se utilizarán para fines de seguridad y promocionales; y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.
CAPÍTULO III – DERECHOS Y DEBERES
Derechos de los Titulares de los Datos PersonalesLas personas obligadas a cumplir esta Política deben respetar y garantizar los siguientes derechos de los Titulares de los Datos Personales:Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a la empresa, como responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del Titular del dato;Obtener copia de la Autorización otorgada a Sundevs como responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;Informar sobre el uso que Sundevs ha dado o dará a los Datos Personales del Titular;Dar trámite a las Consultas y Reclamos siguiendo las pautas establecidas en la ley y en la presente política;Acceder a la solicitud de revocatoria de la Autorización y/o supresión del Dato Personal cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento por parte de Sundevs y/o del Encargado ha incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 o a la Constitución;El Titular también podrá revocar la Autorización y solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la Base de Datos o archivo del responsable o Encargado.La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la Autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos del responsable o Encargado.Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento. La información solicitada por el Titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el Titular. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la Base de Datos. Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas:Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición Sundevs;Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad;Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento; y/o Por estipulación a favor de otro o para otro.Tratamiento de datos y derechos de los menores de edad.Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos. De igual forma, el Tratamiento de los datos de los menores deberá contar con la Autorización previa por parte de los padres o tutores, y siempre que esté permitido por las normas aplicables vigentes. La compañía se compromete a respetar los derechos fundamentales de los niños, incluyendo el derecho a la intimidad y el buen nombre, por lo que adoptará las políticas más estrictas para el buen manejo y Tratamiento de los Datos Personales de los menores de edad que hayan sido previamente autorizados, siempre en cumplimiento de las normas del Código del Menor y cualquier norma adicional que lo complemente y modifique.Deberes de Sundevs cuando obra como responsable del Tratamiento de Datos Personales.Todos los obligados a cumplir esta Política deben tener presente que Sundevs está obligado a cumplir deberes impuestos por la ley. Por consiguiente, deben obrar de tal forma que cumplan las siguientes obligaciones:Deberes de Sundevs respecto del Titular del dato.Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta Política, copia de la respectiva Autorización otorgada por el Titular;En el caso de menores de edad, solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta Política, copia de la respectiva Autorización otorgada por los padres o tutores;Informar de manera clara y suficiente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la Autorización otorgada;Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus Datos Personales;Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus Datos Personales; y Tramitar las Consultas y Reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.Deberes de Sundevs respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los Datos PersonalesObservar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en esta Política;Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;Actualizar la información cuando sea necesario; y Rectificar los Datos Personales cuando ello sea procedente.Deberes de Sundevs cuando realiza el Tratamiento a través de un tercero EncargadoSuministrar al Encargado del Tratamiento únicamente los Datos Personales cuyo Tratamiento esté previamente Autorizado. Cuando se trate de Transmisiones nacionales e internacionales se deberá suscribir un “Contrato de Transmisión de Datos Personales” o pactar cláusulas contractuales que contengan lo dispuesto en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013;Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;Comunicar de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;Informar de manera oportuna al Encargado del Tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los Datos Personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes;Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular; y Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.Deberes de Sundevs respecto de la Superintendencia de Industria y ComercioInformarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los Titulares; y Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. Deberes de Sundevs cuando obra como Encargado del Tratamiento de Datos Personales.Si Sundevs, por alguna circunstancia, realiza el Tratamiento de Datos Personales en nombre de otra entidad u organización (Responsable del Tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes:Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, Consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos;Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;Tramitar las Consultas y los Reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente política;Registrar en la Base de Datos las leyendas “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente Política;Insertar en la Base de Datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del Dato Personal;Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el Titular o facultadas por la ley para dicho efecto;Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares; y Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
CAPÍTULO IV – AVISO DE PRIVACIDAD
El aviso de privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier formato que es puesto en conocimiento del Titular, antes o en el momento de la recolección de sus datos, y es el medio por el cual le es informado todo lo relativo con las Políticas de Tratamiento de Información que le serán aplicables, las formas para conocerlas y, en general, las finalidades para las cuales sus datos han sido obtenidos y el Tratamiento que Sundevs le dará a los mismos.
CAPITULO V– AUTORIZACION
9. De la AutorizaciónLos obligados a cumplir esta Política deberán obtener de parte del Titular (o su padre o tutor, en el caso de menores de edad) su Autorización previa, expresa e informada para recolectar y Tratar sus Datos Personales.Esta obligación no es necesaria cuando se trate de Datos Personales Públicos, Tratamiento de información para fines históricos, estadísticos o científicos en los cuales no se vincule la información a una persona específica; y datos relacionados con el registro civil de las personas.10. Formas y mecanismos para otorgar la AutorizaciónPara obtener la Autorización se deberá seguir las siguientes instrucciones:En primer lugar, antes de que el Titular de su Autorización es necesario informarle de forma clara y expresa lo siguiente:El Tratamiento al cual serán sometidos sus Datos Personales y la finalidad del mismo;El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre Datos Personales Sensibles o sobre datos de menores de edad;Los derechos que le asisten como Titular previstos en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012; y La identificación, dirección física o electrónica y teléfono de Sundevs.En segundo lugar, obtendrá el consentimiento del Titular a través de cualquier medio que pueda ser objeto de Consulta posterior (por escrito o de formal oral).Se deberá dejar prueba del cumplimiento de la obligación de informar y del consentimiento. Si el Titular solicita copia de éstos deberá ser suministrada.La Autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del Titular del dato que permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el Tratamiento de su información. Dicha(s) conducta(s) debe(n) ser clara(s), de manera que no admita(n) duda o equivocación sobre la voluntad de Autorizar el Tratamiento y las finalidades del mismo. En ningún caso el silencio del Titular podrá considerarse como una conducta inequívoca.Se encuentran legitimados para otorgar el consentimiento:El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición Sundevs;Los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad;El(la) representante y/o apoderado(a) del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento;Los padres o tutores en el caso de menores de edad; y La Autorización también podrá otorgarse cuando se den casos de estipulación a favor de otro o para otro.
CAPÍTULO VI – TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES
En desarrollo de su actividad comercial, Sundevs realiza Tratamiento de Datos Sensibles para propósitos específicos. Por ejemplo, recopila, usa, y almacena datos de salud e incapacidades laborales de sus trabajadores y de menores de edad.Sundevs sólo efectuará Tratamiento de Datos Personales Sensibles en tanto haya sido previamente autorizado por el respectivo Titular y los tratará bajo estándares de seguridad y confidencialidad correspondientes a su naturaleza.Para el anterior fin, Sundevs ha implementado medidas administrativas, técnicas y jurídicas contenidas en su Manual de Políticas y Procedimientos, de obligatorio cumplimiento para sus empleados y, en tanto sea aplicable, a sus proveedores, compañías vinculadas y/o aliados comerciales.La recopilación de Datos Personales Sensibles en todo caso advertirá que la misma es de carácter facultativo y no constituye condición para acceder a ninguno de nuestros productos o servicios.Autorización para Tratamiento de Datos Personales Sensibles:Cuando se trate de la recolección de Datos Personales Sensibles se deben cumplir conjuntamente con los siguientes requisitos:La Autorización debe ser explícita;Se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha información; ySe debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo.Autorización de Tratamiento de Datos Personales de menores de edad:Cuando se trate de la ecolección y Tratamiento de Datos Personales de menores de edad (niños, niñas y adolescentes “NNA”) se deben cumplir conjuntamente los siguientes requisitos:La Autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para representar los NNA. El representante de los NNA deberá garantizarles el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del Tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los NNA para entender el asunto;Se debe informar que es facultativo responder preguntas sobre datos de los NNA; yEl Tratamiento debe respetar el interés superior de los NNA y asegurar el respeto de sus derechos fundamentales. Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento, si son sensibles y la finalidad del mismo.Clasificación y Tratamiento especial de ciertos Datos PersonalesLas personas obligadas al cumplimiento de esta Política deben identificar los Datos Personales Sensibles y de los niños, niñas y adolescentes (NNA) que eventualmente recolecten o almacenen con miras a:Implementar responsabilidad reforzada en el Tratamiento de estos datos que se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y los deberes;Aumentar los niveles de seguridad de esa información;Incrementar las restricciones de acceso y uso por parte del personal del Sundevs y de terceros autorizados; yTener presente los requisitos legales y de esta Política para su recolección.CAPÍTULO VII – TRANFERENCIA DE DATOS A TERCEROS PAISESCuando se envíen o Transfieran datos a otro país será necesario contar con la Autorización previa del Titular de la información que es objeto de Transferencia. Salvo que la ley diga lo contrario, dicha Autorización es prerrequisito para efectuar la circulación internacional de datos. En este sentido, antes de enviar Datos Personales a Responsables del Tratamiento ubicados en otro país, los obligados de cumplir esta Política deberán verificar que se cuenta con la Autorización previa, expresa e inequívoca del Titular que permita Trasmitir sus Datos Personales.
CAPÍTULO VIII – TRANSMISIONES INTERNACIONALES Y NACIONALES DE DATOS A ENCARGADOS
Transmisiones internacionales y nacionales de datos a EncargadosCuando Sundevs desee enviar o transmitir datos a uno o varios Encargados ubicados dentro ó fuera del territorio de la República de Colombia, deberá realizarlo mediante cláusulas contractuales o a través de un “Contrato de Transmisión de Datos Personales” en el que, entre otros, se pacte lo siguiente:Los alcances del Tratamiento;las actividades que el Encargado realizará en nombre de Sundevs;las obligaciones que debe cumplir el Encargado respecto del Titular del dato y Sundevs.La obligación del Encargado de dar cumplimiento a las obligaciones del responsable observando la presente Política;El deber del Encargado de tratar los datos de acuerdo con la finalidad Autorizada para el mismo y observando los principios establecidos en la ley colombiana y la presente política;La obligación del Encargado de proteger adecuadamente los Datos Personales y las Bases de Datos, así como de guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los datos Transmitidos; yUna descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas tanto por Sundevs como por el Encargado de los datos en su lugar de destino.CAPÍTULO IX – PROCEDIMIENTO DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN13. Procedimientos para que los Titulares puedan ejercer sus derechosA continuación, se detallan los procedimientos para que los Titulares de los datos puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información o revocar la Autorización.Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas legitimadas de conformidad con el artículo 20 del decreto 1377 de 2013:Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición Sundevs;Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad;Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamient; yPor estipulación a favor de otro o para otro.Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.Todas las Consultas y Reclamos se canalizarán a través de los medios habilitados por Sundevs, quien adoptará mecanismos de prueba de la radicación y trámite de los mismos.La siguiente persona o área de Sundevs será la encargada de cumplir la función de protección de datos y de tramitar las solicitudes de los Titulares de los datos: Recursos Humanos y Finanzas.Estas son las pautas para atender Consultas y reclamos:ConsultasTodas las Consultas que realicen las personas legitimadas para conocer los Datos Personales que reposen en Bases de Datos de Sundevs se canalizarán a través de los canales que tiene la compañía para el efecto. En todo caso es necesario dejar prueba de lo siguiente:Fecha de recibo de la Consulta;Identidad del solicitante; yCopia del documento de identidad del solicitante.Una vez verificada la identidad del Titular se le suministrarán los Datos Personales requeridos. La respuesta a la Consulta deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la Consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su Consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.ReclamosLos Reclamos tienen por objeto corregir, actualizar, o suprimir datos o elevar una queja por el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012 y en esta Política.El Reclamo debe presentarse mediante solicitud dirigida a Sundevs, que contenga la siguiente información:Nombre e identificación del Titular del dato o la persona legitimada;Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al Reclamo;Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite; yDocumentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer.Si el Reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del Reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del Reclamo.Si el Reclamo está completo, se incluirá en la Base de Datos o sistema de información una leyenda que diga “Reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Ésta deberá mantenerse hasta que el Reclamo sea decidido.El término máximo para atender el Reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el Reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su Reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.14. Persona o área Responsable de la Protección de Datos PersonalesLas áreas de Recursos Humanos y Finanzas asumirán la función de protección de Datos Personales y dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013 y la presente Política. Puede ser contactada a través de los siguientes medios:Email: contabilidad@sundevs.com, hr@sundevs.comTeléfono: (8)26292253127978329Las funciones de el/los Oficial(es) de Protección de Datos Personales serán 1. Estructurar, diseñar y administrar el Programa Integral de Gestión de Protección de Datos Personales.2. Articular los esfuerzos institucionales, recursos, metodologías y estrategias para asegurar la implementación, sostenibilidad y mejora del Programa Integral de Gestión de Protección de Datos Personales.3. Adelantar y promover acciones de autodiagnóstico para facilitar la valoración interna de la gestión y proponer acciones para la implementación y sostenimiento del Programa Integral de Gestión de Protección de Datos, por lo menos una vez al año o cuando el Oficial lo considere necesario.4. Asesorar en el trámite de las solicitudes de los titulares para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, cuando las dependencias lo consideren pertinente.5. Servir de enlace y coordinar con las demás áreas de la organización para asegurar una implementación transversal del Programa Integral de Gestión de Datos Personales.6. Vincular al Sistema Integrado de Gestión los riesgos identificados del tratamiento de datos personales y asesorar la adecuada gestión de estos.7. Hacer seguimiento a los controles, evaluación y revisión del Programa o Plan Integral de Gestión de Protección de Datos Personales y presentar un informe sobre el avance de su gestión al menos una vez al año en el marco del Comité Institucional de Gestión y Desempeño.8. Mantener actualizada la Política de Tratamiento de Información y el Manual de Protección de Datos, así como la estructura documental del Programa Integral de Gestión de Datos Personales.9. Apoyar la actualización en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) conforme lo disponga la normatividad.10. Reportar al Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) o quien haga sus veces, de conformidad con lo dispuesto en la norma, los reclamos que se hayan presentado sobre protección datos personales por parte de los titulares ante el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.11. Acompañar, supervisar y aprobar la actualización en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) respecto de la información de las bases de datos personales, de conformidad con lo dispuesto en la norma.12. Impulsar una cultura de protección de datos personales a través de actividades de sensibilización a los servidores públicos del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, en lo referente a la Ley de Protección de Datos Personales y su implementación.13. Liderar el registro de las nuevas bases de datos de la organización con apoyo de las dependencias correspondientes, en el Registro Nacional de Bases de Datos y actualizar el reporte atendiendo a las instrucciones que sobre el particular emita la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) o quien haga sus veces, conforme lo dispuesto en la norma.14. Obtener las declaraciones de conformidad de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) o quien haga sus veces, cuando sea requerido para la transferencia o transmisión de datos a nivel internacional a países que no estén certificados como seguros.15. Velar por la implementación efectiva de las políticas y documentos adoptados por la Entidad para cumplir las normas, así como la implementación de buenas prácticas de gestión de datos personales dentro del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.16. Acompañar y asistir a la Entidad en la atención de las visitas de inspección y los requerimientos que realice la autoridad designada para la verificación del cumplimiento de la ley de protección de datos personales.17. Presentar los informes o reportes del estado de avance del programa integral de gestión de protección de datos que los organismos de control requieran sobre protección de datos personales.18. Las demás funciones que establezca la normatividad relacionada con la protección de datos personales.15. Videos e imágenes obtenidos en actividades promocionales de SundevsSundevs es una compañía dedicada a Actividades de desarrollo de sistemas informáticos (planificación, análisis, diseño, programación, pruebas) y Actividades de consultoría informática y actividades de administración de instalaciones informáticas. La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.16. Otros documentos que hacen parte de esta PolíticaForma parte de esta Política el Reglamento Interno de Trabajo de Sundevs, sus acuerdos de confidencialidad, contratos laborales o comerciales y los demás documentos que directa o indirectamente sugieran el Tratamiento de Datos Personales. Esta Política será de aplicación preferente en caso de existir eventual inconsistencia sobre Tratamiento de Datos Personales entre los anteriores documentos y la presente.17. Fecha de entrada en vigencia de la presente Política y período de vigencia de las Bases de Datos.Esta política entrará en vigor a partir del 24 de febrero de 2021.
